无纸化办公（现代信息化办公）

无纸化办公

现代信息化办公

无纸化办公，即不用纸张办公，是指利用现代化的网络技术进行办公，其主要传媒工具是计算机、ipad、手机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。从二十世纪末开始，在本世纪初逐渐增加，预计在本世纪头十年达到全面普及。在无纸化办公环境中，计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。

无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来，从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理趋于完善；是为社会减少纸张的浪费，提倡环保办公的理念，也是预示现代科技时代的来临。

什么是无纸化办公

无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。企业目前传真都是传统的传真机、纸张、油墨、电费、机器维修保养费，员工时间等都是企业的成本开支，社会在进步创新和符合潮流，实用的产品是社会的主流，使用无纸传真管理系统已经是社会的趋势。

硬件

在无纸化办公中硬件是不可或缺的重要元素，电脑、搭载原笔迹手写输入技术的终端（比如：电磁屏搭配电磁笔），借助这些硬件商务办公用户可完成电子文档签名、批注、修改等关键应用。而专业图形设计制作用户不必用笔在纸张上进行草稿绘制，只需借助原笔迹手写输入终端在电脑上即可完成操作。另外，前台窗口行业则可以通过两者的搭配，便捷高效的完成信息录入等应用。美国优派公司（ViewSonic）拥有电磁笔专利技术及目前最全的原笔迹电磁屏产品线，并且在行业领域中的无纸化化办公成功案例也非常多样。

软件

在无纸化办公中软件也起着关键作用，其能将搭载原笔迹手写输入技术的终端与电脑进行无障碍串联，同时又能针对不同行业用户提供相应的应用界面。

网络

借助网络，工作电子文档可以在各部门间自由传阅，从而得到进一步修改完善，通过硬件、软件与网络的通力协作让工作效率大大提升。

发展现状

尽管未来几十年之内也不能全部变成无纸化办公，但随着更多的信息都是以数字或电子的形式储存和维护，因此，管理数据的更新应用也就浮出水面。未来将会使我们越来越走向无纸化办公。在会计方面，人们对电子工作报告具有新鲜感。在零售市场，电子工作流程正在取代传统的装货单、发货单、发票和其它纸单据。

电子单据

电子单据甚至在低端领域也正成为记账客户的一种可行方法。从实用帐单如电话单和用电单，到经电子零售商务的帐单，都趋向不打印，而是提供电子邮件帐单并加以说明。许多服务商如Sprint和AT&T都推出各种电子帐单的优惠措施，比如，对申明接受电子帐单的消费者提供一定的折扣。大多数会计系统让用户的电脑或传真机能够接收来自他们电脑或传真机上的电子帐单或传真帐单。最务实的单位意识到无纸化办公所带来的成本节约，纷纷加紧进行无纸化办公过渡。

改变

行政机关、企事业单位，常对内对外发布公文、新闻、公告、通知，以前是通过打印、粘贴，流动性弱、影响小、受众面窄。用无纸化办公可以通过计算机、网络，将这些信息传递到各自工作人员或员工电脑上。企业当前传真都是传统的传真机，纸张，油墨，电费，机器维修保养费，员工时间等都是企业的成本开支，社会在进步，创新和符合潮流，实用的产品是社会的主流，使用无纸传真管理系统已经是社会的趋势。

办公系统

无纸化

安徽和畅办公自动化将先进的管理思想、管理模式和软件技术、网络技术相结合，为用户提供了低成本、高效能的最佳管理工具。此办公自动化系统mwork基于对企业信息化的深刻认识及丰富实践经验，以先进的协同管理理念和功能体系，构建完整的办公自动化产品系列，涵盖协同办公、人力资源、进销存和内部邮件四大应用领域，并实行市场细分策略，以阶梯形的产品应用层次满足不同用户的需求，用户可根据自身实际情况选择相应的产品。

和畅办公自动化系统分为新闻发布、公文流转、沟通交流、知识管理、日常事务、个人事务、公共信息、系统维护等八大部分，同时包含企业信息门户。和畅协同办公系统与人力资源管理、项目管理、资产管理、客户关系管理、档案管理、车辆管理等系统共同构成和畅协同办公平台、数据共享，从而彻底消除了企业内部的信息膨胀和信息孤岛。

和畅协同办公系统摆脱了地域和时间的限制，实现了随时随地移动办公。产品公系统在总结了大量行政和企事业单位对日常办公，工作监控，以及领导辅助决策的需求，以现代管理理论为指导，抽象出通用模型，结合先进的Intranet/Internet技术，基于计算机网络发展潮流而开发的一款软件产品。该系统是适用于企事业单位的通用型网络办公软件，融合了金诺科技长期从事管理软件开发的丰富经验与先进技术，该系统采用领先的B/S(浏览器/服务器)操作方式，使得网络办公不受地域限制。

简介

2009年1月1日，宜宾市政府系统公文无纸化办理及传输平台建成正式全面运行，该平台复盖从市政府到乡镇（街道）的所有政府机关和部分事业单位。截至2月1日，系统内已加入单位1272个，用户人数达17239人，已通过办公平台正式发文14515件，收文104297件，待办公文366856件（次），手机短信提示216597次。

平台上班时间在线人数保持在500—1200人不等。预计今年6月底前实现对全市政府机关和事业单位全复盖后，全市使用该平台的单位将达到1500余个，用户数将突破2万人。该平台建设模式当前至少在我国中西部地区尚属首例。

功能概要

企业办公自动化系统(绿叶OA)通常包括以下主要部分：工作流、协同工作、知识管理、公文处理、行政办公等。

工作流一般包括可以对流程进行配置的工具和能够自动运行的工作流引擎，通过工作流功能以电子化的方式实现企业的业务流程的网上运转。

协同工作：以工作流引擎为基础，为企业各部门员工提供了强有力的沟通手段。企业各部门可以在电子化的方式协同完成完整的业务流程，各环节可以有机结合，无缝衔接。对于各职位之间的协同工作情况可以进行有效控制。

知识管理：对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。

公文处理：公文处理是办公自动化中非常重要的组成部分。传统的OA系统往往以OA为核心，在现代以工作流为核心的企业OA中，公文也仍然占据重要地位。公文处理一般包括收、发文的管理、文件修改、审批，流程查看等，其中比较先进的功能包括基于Word的文件处理和痕迹保留、进展短信通知等。

行政办公：一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。

办公好处

易学易用性

可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息引入到办公自动化网络系统当中。通过对文件传阅、审批流程的定义，各用户便可在网络中对文件进行亲笔圈阅、批注和签名，从而使不同用户可对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署，用户对文件进行的亲笔圈注、签名信息均可被保存，并可进行打印输出。用户只要会写字，不需要学习繁琐的键盘输入方法，就和日常在纸上办公时批阅、签署文档一样，就能方便地使用含有电子笔迹技术的办公自动化系统，从而大大减少了培训工作量，这对最终用户和开发商都有利。

网络安全性

领导办公可以与工作的各环节紧密结合，动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用动态电子签名认证可以实现可靠的身份确认功效，比传统键盘密码更安全、更有效。用动态签名认证来替代传统密码口令验证，极大增加系统中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。

高度自动化

含有电子笔迹技术的办公自动化系统可以大大减少重复劳动，它可以使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来，同时也能处理流程上多环节的任务。可以方便进行各个环节的审核、批复、签字，同时也可以进行不同环节批复的查询。不仅解决了传统办公的效率低下和纸张浪费状况，而且也解决了因领导无法使用烦琐的现代办公自动化系统而闲置的信息化投资。

市场现状

在营业厅进行各种业务办理，电信资费方案调整、国际漫游服务、停机办理等，需要分别填写多份纸本表格。徒增柜员及客户重复填写、确认身份信息的流程，也延长排队等待的时间，更提高纸张成本的支出，影响整体服务效率甚巨。

借助无纸化办公厂商优派：运营商则通过无纸化电子签章的整合，以全数字操作方式，直接在屏幕上完成窗体填写、合约确认及电子手写签名，柜员可以立即将合约等文件以电子文件储存到公司内部做系统归档，有效提升运营商在对内业务文件管理及对外客户服务质量及整体效率。

无纸化办公实行网络化办公使得纸质文件大量减少，印刷、用纸等办公费用也相应缩减。电子文件的使用及网络互联的开通，节约了发送纸质文件所需的邮资、路费、通讯费和人力，有效提高了办公效率，而且节省了大量相关办公开支。

办公效果

简介

无纸化办公系统通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，实现办公自动化，并进行远程办公或在家办公。

无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理趋于完善。通过信息化建设，开展电子商务、电子政务，快速提升核心竞争力。其具体效果有四个方面:

整合资源

通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用，实现各种资源的互相促进和增值，形成正规、科学、开放的单位的制度和文化，保持单位旺盛的生命力，保证单位健康持续发展。

加快信息流通

领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作人员们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和单位文化。

规范办公流程

建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让单位充满活力，促进单位持续发展，使工作人员责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。

提高办事效率

有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公，领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督，提高执行效率和力度。

意义影响

节能降耗

第一个就是节能降耗。全球因为办公而消耗掉的纸张是一个庞大的数字，在纸张背后的能源消耗，更是一个追寻可持续发展所必须关注的问题。

优化管理流程

一张纸呈现的不单是物质能源上的消耗，在其背后还有为这一张纸而进行的琐细工作，为此付出的宝贵时间。无纸化办公在技术允许的情况下，可以简化工作环节，节省办公成本，提高办公效率。

参考资料

1.无纸化办公是什么·百分网